ShareFile es un referente en intercambio de archivos a nivel empresarial. Destaca, entre otros, por su cifrado, sus controles de acceso granulares y por sus portales de acceso diseñados para profesionales. Nos permite gestionar los más variados flujos de trabajo, compartir archivos de gran tamaño y, en muchos casos, incluye la firma electrónica integrada para que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) puedan manejar datos confidenciales en un entorno de colaboración seguro y fiable.
Su principal desventaja está en que su estructura de precios puede resultar algo compleja y poco predecible. Considerar también que la interfaz no disfruta del diseño más moderno y que su sincronización no es la más rápida. La ausencia de capacidades de edición colaborativa en tiempo real dentro de los documentos es también algo a tener en cuenta y que lleva a algunas empresas a buscar opciones que nos ofrezcan una experiencia más ágil y escalable.
Consideremos, pues, Box, Egnyte, Sync.com y también otras soluciones como Google Drive for Business, Microsoft OneDrive for Business o SmartFile. Veamos estas seis opciones con detalle y evaluémoslas según seguridad, usabilidad, integraciones y coste para tener una idea clara de cuál es la mejor alternativa a ShareFile para nosotros.
¿Qué opción elegir?
¿Por qué buscar alternativas a ShareFile?
Aunque ShareFile nos ofrece unos niveles de seguridad y cumplimiento muy elevados, algunas empresas necesitan algo más de flexibilidad en el entorno de trabajo. El diseño de su interfaz puede ser un poco anticuado, lo que para ciertos flujos puede ralentizar el acceso a funciones clave. Por las conversaciones que hemos mantenido con varias empresas, las velocidades de sincronización no siempre satisfacen los requisitos de los equipos que actualizan archivos de forma continua a lo largo de la jornada.
La inexistencia de edición colaborativa en los documentos, por último, obliga a recurrir a aplicaciones externas, fragmentando enormemente los flujos de trabajo y restando atractivo a todas las herramientas involucradas. A esto hay que añadir que la estructura de precios basada en niveles y mínimos de usuarios provocan saltos de coste difíciles de prever. En este contexto, contemplar herramientas con planes más transparentes y con una mejor integración con las suites de ofimática que ya usamos es común. Hablemos de esas herramientas.
Alternativas a ShareFile: Una visión rápida
Para un vistazo rápido a las 5 herramientas que mejor se postulan como alternativas a ShareFile, empecemos con una tabla rápida con las ventajas, desventajas y precio. Con esto, de un vistazo, podemos empezar a ver qué alternativa se ajusta mejor a nuestros proyectos y equipos.
| Herramienta | Ideal para | Precio | Función más destacada |
|---|---|---|---|
| Box | Contenido y flujos de trabajo | Desde 5 EUR/usuario/mes | Integraciones con 1 500+ aplicaciones |
| Egnyte | Despliegue híbrido y grandes volúmenes | A medida | Sincronización local y remota inteligente |
| Sync.com | Privacidad y cumplimiento regulatorio | Desde 5 EUR/usuario/mes (1 000 GB) | Cifrado de zero-knowledge |
| Google Drive for Business | Colaboración en tiempo real | Desde 7 EUR/usuario/mes (30 GB) | Coautoría instantánea en Docs, Sheets, Slides |
| Microsoft OneDrive for Business | Entorno Microsoft 365 | Desde 5 EUR/usuario/mes (1 000 GB) | Integración nativa con Office |
| SmartFile | Personalización y controles detallados | Desde 39 EUR/mes (10 usuarios) | Permisos y auditoría granular |
Box: Integración y seguridad por encima de todo
Box es una plataforma de gestión de contenido en la nube con un enfoque claramente empresarial. Supera a ShareFile en su ecosistema de aplicaciones y en la automatización de flujos de trabajo que nos permite desplegar. Gracias a sus más de 1 500 integraciones con Office, Google Workspace, Salesforce y Slack, entre otros, Box nos permite orquestar los procesos más complejos sin salir de un único entorno. Su versión Sign, además, unifica la firma electrónica y la colaboración, evitando que tengamos que dar saltos entre aplicaciones y acelerando las aprobaciones.
Su uso es muy recomendable para equipos que necesitan integrar las herramientas empresariales que ya utilizan en su día a día y gestionar contenido a gran escala con controles de cumplimiento rigurosos.
Funciones clave de Box
- Integraciones con Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce y más
- Excelentes políticas de gobernanza y control de versiones
- Automatización de flujos de trabajo con Box Relay
- Firma electrónica nativa con Box Sign
Pros y contras de Box
Box nos aporta una gran flexibilidad para conectar aplicaciones de empresa e implementar flujos de trabajo automatizados, aunque su plan Business Starter puede quedarse corto en almacenamiento para los equipos más activos.
| Ventajas de Box | Desventajas de Box |
|---|---|
| Seguridad avanzada: Box cifrado de datos, cumplimiento con normativas (GDPR, HIPAA) y control granular de permisos. | Precio elevado, representando un costo que no todos los negocios pueden asumir |
| Gran número de integraciones: Microsoft 365, Google Workspace y otras herramientas empresariales. | Curva de aprendizaje elevada en sus funciones avanzadas |
| Automatización y flujos de trabajo: Incluye funciones de automatización nativas en la plataforma. | Dependencia de una conexión a Internet. |
Planes y precios de Box
- Business Starter: 5 EUR por usuario/mes (100 GB, hasta 10 usuarios)
- Business: 15 EUR por usuario/mes (almacenamiento ilimitado)
- Business Plus: 25 EUR por usuario/mes (funciones avanzadas)
Enterprise: Precio personalizado
Egnyte: un enfoque híbrido para nuestros datos
Egnyte combina con gran elegancia el almacenamiento en la nube con el uso de servidores locales, lo que nos ofrece una solución híbrida que equilibra rendimiento y seguridad como ninguna otra en el mercado.
A diferencia de ShareFile, Egnyte sincroniza los archivos críticos de forma local, lo que aumenta la velocidad de los accesos sin conexión y reduce las latencias. Su sistema de inteligencia de contenido clasifica automáticamente los datos sensibles para garantizar el cumplimiento y facilita las auditorías incluso en las industrias más reguladas.
Su uso es ideal para organizaciones que requieren un acceso ultrarrápido a archivos locales y políticas de gobernanza estrictas para los datos que gestionan.
Funciones clave de Egnyte
- Sincronización híbrida: local y remota
- Clasificación y políticas de contenido automatizadas
- Integraciones con Office 365, Slack y Jira
- Informes de auditoría y cumplimiento
Pros y contras de Egnyte
Egnyte destaca frente a otras alternativas en rendimiento del acceso local y también en cumplimiento, pero su configuración inicial puede ser más compleja que la de una solución solo en la nube.
| Ventajas de Egnyte | Desventajas de Egnyte |
|---|---|
| Almacenamiento híbrido, tanto en la nube como de forma local | Su coste es elevado y puede resultar inasumible para algunas Pymes |
| Software con altas medidas de cumplimiento (HIPAA, GDPR) | Limitaciones en sus funciones para dispositivos móviles |
| Cuenta con integraciones con Microsoft 365, Google Workspace y otras plataformas de gestión de proyectos | Interfaz menos intuitiva que la de algunos competidores |
Planes y precios de Egnyte
Egnyte no comparte de forma pública sus precios, puesto que estos son personalizados y con cotización a medida según volumen de datos y usuarios. Recomendamos por tanto visitar su página web y ponerse en contacto con el equipo de ventas.
Sync.com: Privacidad total para la información almacenada
Sync.com es la mejor opción si necesitamos un cifrado zero-knowledge en todas las operaciones. Cada archivo se cifra en origen y solo el usuario posee las claves, imposibilitando el acceso externo a ningún contenido. Este sistema supera con creces el cifrado en tránsito y reposo de ShareFile y los sistemas de muchas otras alternativas, pues garantiza la confidencialidad absoluta incluso ante brechas de seguridad.
Desde Uptime Club, recomendamos Sync para empresas que manejan datos altamente sensibles y requieren certificaciones de privacidad sin ninguna clase de concesiones.
Funciones clave de Sync.com
- Cifrado zero-knowledge de extremo a extremo
- Compartición de enlaces con protección por contraseña y caducidad
- Historial de versiones ilimitado
- Cumplimiento con HIPAA, GDPR y PIPEDA
Pros y contras de Sync.com
Sync.com nos ofrece una privacidad inalterable y versiones infinitas, aunque por sus sistemas de seguridad carece de herramientas de edición colaborativa para los documentos.
| Ventajas de Sync | Desventajas de Sync |
|---|---|
| Alto nivel de seguridad para tus archivos, con cifrado de extremo a extremo y cumplimiento con normativas como GDPR y HIPAA. | Sus integraciones están muy limitadas |
| Precio bastante económico en comparativa con sus alternativas | Para algunos negocios, puede resultar una solución un poco básica |
| Interfaz de usuario muy intuitiva y fácil de usar | Su velocidad de transferencia y descarga no es estable |
Planes y precios de Sync
Sync.com cuenta con tres planes distintos. Son los siguientes:
- Free: 5 GB gratuitos
- Business Pro Standard: 5 EUR por usuario/mes (1 000 GB)
Business Pro Advanced: 15 EUR por usuario/mes (10 000 GB)
Google Drive for Business: Coautoría instantánea de cualquier tipo de documentos
Google Drive para empresas forma parte de Google Workspace, y nos ofrece colaboración en tiempo real en Docs, Sheets y Slides. A diferencia de ShareFile, nos permite editar simultáneamente a varios usuarios y hacerlo sin conflictos entre versiones, lo que se traduce en un flujo de trabajo continuo. Su buscador, con la IA de Google incorporada, nos facilita encontrar cualquier archivo por contenido, no solo por nombre.
Su caso ideal de uso son equipos que buscan un trabajo cooperativo en documentos real y sobre todo aquellos que ya usan las herramientas de Google.
Funciones clave de Google Drive para Empresas
- Coautoría en Docs, Sheets y Slides
- Búsqueda inteligente impulsada por IA
- 15 GB gratis compartidos con Gmail y Photos
- Acceso sin conexión y a través de apps móviles
Pros y contras de Google Drive para Empresas
Google Drive destaca por sus capacidades de edición colaborativa, pero el almacenamiento gratuito se comparte con otros servicios de Google.
| Ventajas de Google Drive for Business | Desventajas de Google Drive for Business |
|---|---|
| Integración nativa con Google Workspace | Depende completamente de tener conexión a Internet |
| Planes flexibles y escalables | Su nivel de seguridad, aunque elevado, es inferior al de sus competidores |
| Usabilidad intuitiva |
Precios de Google Drive Business
- Business Starter: 7 EUR por usuario/mes (30 GB)
- Business Standard: 14 EUR por usuario/mes (2 000 GB)
Business Plus: 22 EUR por usuario/mes (5 000 GB)
Microsoft OneDrive for Business: El ecosistema de Microsoft se extiende a la nube
OneDrive para empresas goza de la integración nativa con Microsoft 365 y nos ofrece sincronización selectiva y coautoría en Word, Excel y PowerPoint. Gracias a la función de Files On-Demand, podemos previsualizar los archivos sin descargarlos, optimizando el espacio que estos ocupan en local. La bóveda privada nos convence con un nivel extra de protección para los documentos más críticos.
OneDrive es perfecto para organizaciones centradas en Office 365 que quieren disfrutar de un flujo de trabajo uniforme tanto en el escritorio como en el móvil.
Funciones clave de Microsoft OneDrive for Business
- Edición simultánea en Office 365
- Files On-Demand para optimizar el espacio
- Bóveda privada protegida por MFA
- Permisos granulares y auditoría
Pros y contras de Microsoft OneDrive for Business
Microsoft OneDrive for Business destaca como la extensión natural para los usuarios de Windows, pero puede resultar menos intuitivo fuera del ecosistema Microsoft.
| Ventajas de Microsoft OneDrive for Business | Desventajas de Microsoft OneDrive for Business |
|---|---|
| Integración nativa con Microsoft 365 | Curva de aprendizaje elevada para sus administradores |
| Seguridad y cifrado avanzado, además de cumplimiento soporte para normativas como GDPR y HIPAA. | Dependencia del ecosistema de Microsoft |
| Coedición en tiempo real en documentos de Word, Excel y PowerPoint | Sus planes básicos pueden ser limitados para la mayoría de negocios |
Planes y precios de Microsoft OneDrive for Business
- Incluido en Microsoft 365 Business Basic: 6 EUR por usuario/mes (1 000 GB)
- Microsoft 365 Business Standard: 12 EUR por usuario/mes
- Standalone OneDrive for Business: 5 EUR por usuario/mes (1 000 GB)
SmartFile: Permisos detallados en todo momento
SmartFile nos ofrece una plataforma de intercambio de archivos con controles extremadamente granulares, incluyendo cuotas de usuario, auditorías muy detalladas y amplios registros de toda la actividad. A diferencia de ShareFile, SmartFile nos permite configurar políticas de retención y automatizaciones para cada una de las carpetas, que podemos adaptar muy fácilmente a nuestros procesos internos sin escribir ni una sola línea de código.
En cuanto a su caso ideal de uso, recomendamos SmartFile para sectores que requieren un control extremo sobre cada permiso y políticas de retención personalizadas y automatizadas.
Funciones clave de SmartFile
- Permisos de acceso por carpeta y usuario
- Auditorías y registros de actividad detallados
- Automatización de procesos con reglas de carpeta
- Integración con FTP, SFTP y WebDAV
Pros y contras de SmartFile
SmartFile destaca por la personalización de permisos que nos ofrece y los flujos de procesos que podemos personalizar, aunque su interfaz puede resultar algo más técnica para los usuarios menos experimentados.
| Ventajas de SmartFile | Desventajas de SmartFile |
|---|---|
| Incluye características avanzadas de auditoría, como seguimiento de archivos o controles granulares | Tarifas elevadas frente a otras alternativas |
| Compatible para FTP, SFTP, WebDAV y APIs para flujos de trabajo personalizados | No cuenta con funciones de colaboración en tiempo real |
| Funciones de seguridad avanzadas y de cumplimiento | Interfaz poco intuitiva |
Planes y precios de SmartFile
- Team: 39 EUR/mes (10 usuarios)
- Business: 99 EUR/mes (25 usuarios)
Enterprise: precio personalizado
Comparativa por categorías
Con la información detallada en la mano, hablemos de cómo queda cada una de las herramientas en las principales categorías de análisis que hemos cubierto. Hablemos de las alternativas de forma combinada desde el punto de vista de la seguridad, la implementación, el precio o la escalabilidad, entre otros.
Seguridad y cumplimiento
Sync.com lidera en privacidad con su cifrado zero-knowledge completo. Box y Egnyte también destacan con sus flujos de gobernanza y compatibilidad con auditorías. OneDrive y Google Drive cumplen normativas, si bien procesan los datos en su propia nube. Mientras que SmartFile nos ofrece registros muy detallados para las auditorías internas.
Facilidad de implementación
Google Drive y OneDrive requieren muy poca configuración, especialmente si ya somos usuarios de sus ecosistemas. Sync.com y Box son igualmente sencillos de desplegar. Egnyte, por su formato híbrido, y SmartFile, por sus automatizaciones, pueden requerir soporte inicial y un despliegue algo más planificado.
Personalización e integraciones
Box nos ofrece el ecosistema más amplio con 1 500 integraciones. Egnyte y SmartFile nos ofrecen integraciones específicas, como ETL, FTP, SFTP. Google Drive y OneDrive se integran a la perfección en sus respectivas suites ofimáticas, pero no mucho más allá.
Hosting
Egnyte y SmartFile nos permiten un despliegue híbrido u on-premise. El resto son servicios gestionados en la nube, reduciendo la carga de infraestructura por nuestra parte, pero con las implicaciones para la privacidad que eso representa.
Escalabilidad
Box, Egnyte y los servicios de Google y Microsoft escalan de forma muy simple añadiendo usuarios y capacidad. Sync.com y SmartFile limitan el almacenamiento según el plan que escogemos, pero permiten aumentos rápidos sin cambios en nuestra infraestructura.
Precio
Sync.com y OneDrive for Business son los más competitivos en coste por usuario. Google Drive nos ofrece el valor añadido de la IA y el resto de herramientas de Google. Box y Egnyte son más caros en los planes empresariales, mientras que SmartFile se sitúa en un término medio con cuotas mensuales fijas.
Entre las alternativas a ShareFile ¿Cuál elegir?
La decisión final dependerá siempre de nuestras necesidades y del proyecto que vayamos a gestionar. En líneas generales, pero, podemos presentar algunas recomendaciones según el perfil del equipo:
- Los equipos con presupuesto limitado encontrarán que Sync.com y OneDrive for Business combinan excelentemente coste y funcionalidades.
- Las empresas más grandes verán como Box y Egnyte escalan sin pérdida de controles y nos ofrecen opciones híbridas.
- Los usuarios que priorizan privacidad verán cómo Sync.com garantiza el cifrado extremo sin concesiones.
- Los equipos distribuidos o remotos encontrarán que Google Drive for Business y OneDrive for Business les facilitan la colaboración en tiempo real y el acceso multiplataforma.
¿Qué opción elegir?
Veredicto: ¿Qué cliente para compartir archivos de forma segura elegir?
Visto lo visto, está claro que cada alternativa presenta ventajas: Box sobresale en integraciones empresariales; Egnyte, en sincronización híbrida; Sync.com, en privacidad absoluta; Google Drive y OneDrive, en coautoría; y SmartFile, en permisos detallados. La elección final dependerá de nuestro presupuesto, del grado de integración que busquemos y de las políticas de seguridad que nuestra empresa requiera.
Aquí lo mejor es sacar partido a los planes gratuitos o las pruebas de cada proveedor. Solo así comprobaremos de primera mano cuál se adapta mejor a nuestro flujo de trabajo, garantiza la seguridad requerida y se integra de manera fácil en nuestra infraestructura existente. Con la información que tenemos ahora en la mano, sabremos qué opción probar primero. Desde aquí, elijamos lo que elijamos, estamos a punto de dar el siguiente paso para con nuestra infraestructura de gestión de archivos.