Dropbox es una opción popular para pequeñas y medianas empresas que buscan una plataforma confiable de almacenamiento, sincronización y colaboración de archivos que ofrece excelentes integraciones y una interfaz fácil de usar.
Sin embargo, aunque cumple con los requisitos para muchas empresas, los tomadores de decisiones podrían estar explorando alternativas a Dropbox que se adapten mejor a casos de uso y necesidades específicas.
Con años de experiencia utilizando los principales servicios de almacenamiento de archivos como parte de mi trabajo como autor de libros y periodista tecnológico, estoy aquí para ayudarte a identificar una alternativa sólida a Dropbox para tu negocio, enfocándome en proveedores de almacenamiento en la nube que ofrecen funciones mejoradas, seguridad y opciones de integración.
¿Qué opción elegir?
¿Por qué podría estar buscando una alternativa a Dropbox?
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden buscar alternativas a Dropbox debido a necesidades operativas, financieras, de seguridad o funcionales específicas que Dropbox puede no satisfacer completamente. En muchos casos, los responsables de la toma de decisiones podrían estar explorando alternativas a Dropbox entre varios proveedores de almacenamiento en la nube, que ofrecen una variedad de soluciones para almacenamiento, uso compartido y sincronización de archivos en línea.
Aquí hay una lista de posibles razones:
- Costos relativamente altos: los clientes de Dropbox pagan $15 o $24 por mes y por usuario. Algunos de los servicios competidores, como Sync.com o OneDrive de Microsoft, cobran significativamente menos.
- Falta de cifrado de extremo a extremo en el nivel Estándar: Solo el nivel más caro Avanzado soporta cifrado de extremo a extremo, que protege los archivos en reposo y en tránsito de cualquiera, incluidos los empleados de Dropbox.
- Limitaciones de almacenamiento: Dropbox limita el plan Estándar a 5 TB de almacenamiento y el plan Avanzado a 5 TB de almacenamiento por usuario. Otros servicios prometen mayores cantidades de almacenamiento por menos dinero. Sync.com, por ejemplo, ofrece almacenamiento ilimitado por usuario en su plan Teams+ Ilimitado.
Mejores opciones de almacenamiento gratuito: Algunos proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen más almacenamiento gratuito o mejores opciones de almacenamiento gratuito que Dropbox, haciéndolos atractivos para usuarios o empresas que buscan minimizar costos.
Google Drive
Google Drive es una solución establecida de almacenamiento en la nube y plataforma de sincronización de archivos que está integrada en Google Workspace. Permite a las empresas almacenar y gestionar archivos, usar herramientas de colaboración integradas y gestionar y sincronizar fácilmente sus archivos de Google Drive en todos los dispositivos.
Google Drive se integra perfectamente dentro del ecosistema de Google ofreciendo herramientas impulsadas por IA, edición de documentos en tiempo real, funciones de seguridad, archivos bajo demanda y más.
Características de Google Drive
- Integración nativa en tiempo real perfecta dentro de la suite de productividad de Google: Google Drive se integra de forma nativa con Google Docs, Sheets y Slides. Permite que múltiples usuarios co-creen documentos en tiempo real sin necesidad de descargar archivos al sistema local ni usar herramientas instaladas localmente. Aunque Dropbox soporta la integración de Google Workspaces y, por lo tanto, las herramientas de productividad, carece de la integración nativa que ofrece Google.
- Búsqueda y organización impulsadas por IA: Google Drive utiliza la IA Gemini de Google para mejorar la búsqueda, categorizar archivos o etiquetar contenido sensible. Aunque Dropbox soporta funcionalidad de búsqueda impulsada por IA nativa, sus herramientas de IA no alcanzan la profundidad de la solución de Google.
- Características de colaboración en tiempo real: Múltiples usuarios pueden editar archivos simultáneamente con permisos personalizables y unidades compartidas para equipos.
- Acceso sin conexión: Google Drive permite a los usuarios trabajar en archivos sin conexión a internet. El acceso sin conexión está disponible tanto en las aplicaciones de escritorio como móviles, permitiendo la edición y sincronización de archivos una vez que se restablece la conectividad.
- Versionado de archivos: Google Drive ofrece versionado de archivos, permitiendo a los usuarios acceder y restaurar versiones anteriores de sus documentos, recuperar elementos eliminados y mantener un historial de cambios en los archivos.
Ventajas y Desventajas de Google Drive
| Integración perfecta dentro del ecosistema de productos de Google. | El almacenamiento se comparte entre todos los servicios de Google. |
|---|---|
| Coautoría en tiempo real en aplicaciones de productividad (Google Docs, Sheets, Slides) | Menos integraciones directas con servicios y productos que no son de Google. |
| Búsqueda impulsada por IA y resúmenes de contenido | Los planes básicos carecen de funciones de IA y seguridad. |
| Interfaz fácil de usar y accesibilidad. | Carece de opciones avanzadas de sincronización, por ejemplo, Lan Sync de Dropbox. |
| No hay cifrado de extremo a extremo para planes Business. | |
| Límite de carga de 750 GB por día. | |
| La versión gratuita tiene almacenamiento limitado (15 GB) y algunas funciones están restringidas en comparación con los planes de pago. |
Precios de Google Drive
Google Drive es parte de Google Workspace. Por lo tanto, necesitas una suscripción a Google Workspace.
Los planes de Google Drive comienzan alrededor de $7 por usuario y mes para Starter y llegan hasta $22 por usuario y mes para Plus. También hay una opción Enterprise por $35 por usuario y mes que no se puede reservar directamente en línea.
Estos son los planes empresariales de Google Workspace y cómo se comparan:
- Google Workspace Starter: Por $7 por usuario y mes. 30 gigabytes de almacenamiento compartido, correo electrónico empresarial personalizado y seguro, acceso a Gemini AI, reuniones por video, creador y editor de video impulsados por IA, y controles de seguridad y gestión.
- Google Workspace Standard: Por $14 por usuario y mes. 2 terabytes de almacenamiento. Todas las funciones Standard, más asistente Gemini AI en Gmail, Docs y otras aplicaciones, diseños de correo electrónico personalizados y combinación, acceso a modelos avanzados de IA, páginas de reserva de citas, firma electrónica y herramienta de migración de datos.
- Google Workspace Plus: Por $22 por usuario y mes. 5 terabytes de almacenamiento, todas las funciones Standard, más vault para “retener, archivar y buscar datos”, LDAP seguro, administración avanzada de endpoints, controles mejorados de seguridad y gestión.
Google Workspace Enterprise: Por $35 por usuario y mes. 5 terabytes de almacenamiento (con opción de ampliación), todas las funciones Plus, y cifrado S/MIME, Prevención de pérdida de datos (DLP), acceso consciente del contexto, regiones de datos empresariales, más herramientas de IA.
Google Drive vs Google Workspace
Google Workspace es una excelente opción para pequeñas y medianas empresas que ya utilizan productos y servicios de Google. Ofrece funciones avanzadas de IA, pero limita el acceso a algunos de los modelos y opciones más avanzados a los niveles superiores. Sin embargo, los usuarios avanzados que requieren más personalización o control pueden encontrar que Google Workspace carece de ciertas funciones avanzadas en comparación con otras soluciones. Para las pymes, Standard y Plus son las dos opciones lógicas, ya que Starter carece del almacenamiento necesario.
Microsoft OneDrive
Lo que Google Drive es para Google, OneDrive es para Microsoft. Es uno de los principales servicios de almacenamiento en la nube de Microsoft que se integra extremadamente bien con Microsoft 365 y otros productos y servicios de Microsoft, lo que lo hace especialmente adecuado para usuarios de Windows y usuarios de Microsoft Office.
Por ello, OneDrive es una excelente opción para empresas que utilizan regularmente herramientas de Microsoft 365 como Word, Excel, Teams o PowerPoint. Ofrece colaboración en tiempo real, mejoras mediante IA a través de Copilot, fuertes características de seguridad y capacidades robustas de respaldo en la nube para la sincronización de dispositivos y la protección de datos.
Características de Microsoft OneDrive
- Edición colaborativa en tiempo real en las aplicaciones de Office 365
- Integración con SharePoint
- Compatibilidad multiplataforma, herramientas móviles y de productividad
- Integraciones con IA
- Función Archivos a pedido, que permite a los usuarios acceder y trabajar con archivos almacenados en la nube directamente desde su dispositivo sin descargar todo previamente
- La aplicación de escritorio permite la copia de seguridad y sincronización de archivos locales
Pros y contras de Microsoft OneDrive
| Ventajas de OneDrive | Desventajas de OneDrive |
|---|---|
| Excelente integración dentro del ecosistema de Microsoft | Dependencia del ecosistema de Microsoft |
| Funciones de seguridad sólidas (MFA, control de acceso, almacenamiento en la nube cifrado en reposo y en tránsito, recuperación ante ransomware, etc.) | Configuración compleja para funciones empresariales |
Planes de precios de Microsoft OneDrive
OneDrive comienza en $5 por usuario y mes por 1 TB de almacenamiento en la nube. El servicio también está incluido en Microsoft Business Basic($6 por usuario/mes) y Microsoft Business Standard($12.50 por usuario/mes). Es interesante mencionar que tanto Microsoft Business Basic como Standard ofrecen una prueba gratuita de 1 mes, lo cual es perfecto para probar las funciones de OneDrive sin comprometerse a un plan de pago.
Microsoft OneDrive vs Dropbox
Microsoft 365 es una opción sólida para pequeñas y medianas empresas que ya utilizan Windows, Microsoft Office y otros productos de Microsoft. No es tan costoso como Google Workspace, pero incluye solo 1 TB de almacenamiento por usuario en su plan. Las funciones de seguridad de OneDrive, como el cifrado y los controles de acceso, ayudan a mantener los archivos seguros dentro de la plataforma. Sin embargo, carece de algunas funciones avanzadas de seguridad, por ejemplo, el cifrado de extremo a extremo, que Dropbox ofrece en algunos de sus planes.
SharePoint
SharePoint de Microsoft es una plataforma web para la colaboración y gestión de documentos que está integrada en Microsoft 365. Permite a las empresas crear sitios de equipo, almacenar y gestionar contenido, automatizar flujos de trabajo, e incluye herramientas empresariales como la gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo.
Es ideal para empresas que necesitan gestión empresarial de contenido, intranets personalizadas e integración fluida con herramientas de Microsoft como Office o Teams.
Características clave de SharePoint
- Excelente gestión de contenido y colaboración
- Creación de sitios de intranet
- Mejoras con IA
- Funcionalidad avanzada de búsqueda que va más allá de los archivos
- Funciones de seguridad robustas
- Soporte para funcionalidad de unidad virtual, permitiendo a los usuarios acceder y gestionar archivos en la nube de SharePoint directamente desde su explorador de archivos local
Ventajas y desventajas de SharePoint
| Integración perfecta con el ecosistema de Microsoft | Curva de aprendizaje pronunciada, especialmente para usuarios no técnicos |
|---|---|
| Opciones sólidas de colaboración y personalización | Opciones limitadas para que los usuarios compartan archivos |
| Funciones sólidas de seguridad y cumplimiento | |
| Incluye herramientas impulsadas por IA | |
| Altamente escalable | |
| Ofrece amplio espacio de almacenamiento en la nube para contenido empresarial y colaboración |
Precios de SharePoint
SharePoint está incluido como parte del plan básico de Microsoft 365 (Business Basic) y Business Standard. El plan básico sirve como la opción de nivel inicial y está disponible por $6 por usuario al mes, mientras que Business Standard cuesta $12.50 por usuario al mes. Hay una prueba gratuita de 1 mes para probar ambas plataformas, lo cual es altamente recomendable para conocer sus características antes de pagar una suscripción.
SharePoint vs. Dropbox
Al igual que OneDrive, SharePoint es una opción sólida para las empresas que ya usan Windows y Microsoft Office. Su enfoque más fuerte en la Intranet puede atraer a las empresas que desean mejorar aún más la gestión interna de archivos y la colaboración. Las funciones de cumplimiento de SharePoint ayudan a proteger datos sensibles para usuarios empresariales, aunque la falta de características avanzadas de seguridad como el cifrado de extremo a extremo puede ser un problema.
Box
Box es una plataforma segura de contenido en la nube diseñada para individuos y empresas para almacenar, compartir, colaborar y automatizar flujos de trabajo.
Crear una cuenta en Box permite a los usuarios almacenar, compartir y acceder de forma segura a archivos desde cualquier dispositivo, facilitando la colaboración y la gestión de documentos desde cualquier lugar. Box es reconocida como una plataforma segura de almacenamiento en la nube, ofreciendo funciones avanzadas de seguridad como cifrado de extremo a extremo y protocolos de cumplimiento para proteger los datos de los usuarios.
Box ofrece una fuerte colaboración en equipo y funciones de inteligencia artificial para empresas, pero algunas de las funciones avanzadas solo están disponibles para usuarios del plan empresarial.
Características clave de Box
- Excelentes funciones de gestión de contenido y colaboración
- Incluye herramientas de IA para facilitar el acceso a archivos
- Seguridad y cumplimiento sólidos
- Protección por contraseña para archivos compartidos, mejorando la seguridad
- Capacidad para crear enlaces seguros para compartir con permisos y fechas de caducidad
- Función de detección de ransomware para proteger los datos del usuario
- Amplio soporte para integraciones
- Promesa de almacenamiento ilimitado.
Ventajas y Desventajas de la Caja
| Seguridad enfocada en empresas | Curva de aprendizaje elevada |
|---|---|
| Cumplimiento de primer nivel (HIPAA/HITECH, GDPR, ISO 27001/27018, SOC 1, SOC 2, SOC 3, etc.) | Algunas funciones requieren un costo adicional |
| Funciones de seguridad robustas, incluyendo cifrado avanzado y controles de privacidad | Muy dependiente de integraciones |
| Incluye funciones avanzadas de IA | No cuenta con sincronización a nivel de bloque, lo que puede afectar la velocidad y eficiencia de las cargas |
| Integraciones extensas (Microsoft 365 / Office y Google Workspace, entre otros) |
Precios de Box Business
Box Business tiene un precio inicial de $15 por usuario al mes para almacenamiento ilimitado, acceso a algunas herramientas de IA y llamadas API.
El Plan Business está diseñado para organizaciones que necesitan almacenamiento robusto y funciones de colaboración. Box también ofrece una opción de Plan Anual, que proporciona un descuento comparado con los pagos mensuales. Business Plus cuesta $25 por usuario/mes y aumenta el límite de subida además de permitir colaboradores externos ilimitados.
Para mayor seguridad, las organizaciones pueden agregar el complemento KeySafe, que permite una gestión avanzada de claves de cifrado y soporta cifrado de conocimiento cero para una mayor privacidad de los datos.
Box vs Dropbox
Box ofrece almacenamiento ilimitado, lo que lo distingue de la mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube. Sus planes empresariales ofrecen algunas funciones de IA, pero carecen de opciones avanzadas de IA, que están reservadas para los planes empresariales. Se integra con una amplia gama de servicios, incluidos Google Workspace o Microsoft 365, pero carece de herramientas de colaboración nativas.
Sync.com
Sync es una plataforma de almacenamiento en la nube y compartición de archivos enfocada en la privacidad que ofrece características de seguridad robustas, incluyendo arquitectura de conocimiento cero y cifrado de extremo a extremo en todos los planes, lo que la convierte en una solución de almacenamiento segura para usuarios conscientes de la privacidad.
El plan de $15 por mes y por usuario para empresas ofrece almacenamiento ilimitado. Sin embargo, Sync carece de las herramientas nativas y aplicaciones de edición en tiempo real de Dropbox y otros servicios en el mismo sector.
Características clave de Sync
- Almacenamiento ilimitado en el plan Teams+ Ilimitado
- Sincronización en tiempo real
- Copia de seguridad en tiempo real para protección continua de datos y recuperación instantánea de archivos
- Soporte para autenticación de dos factores para mejorar la seguridad de la cuenta
- Carpetas compartidas con permisos granulares
- Cifrado de extremo a extremo
- Incluye herramientas administrativas potentes
Ventajas y Desventajas de la Sincronización
| Fuertes características de privacidad y seguridad — solo tú tienes acceso a tus datos encriptados | Integraciones y funciones limitadas |
|---|---|
| Transferencias de datos ilimitadas y económicas | No permite edición en tiempo real |
| Fácil de usar, sin límites de tamaño de archivo | No soporta sincronización a nivel de bloque, lo que puede afectar la eficiencia de la sincronización |
Precios de Sync.com
Sync ofrece planes personales para usuarios individuales, así como planes de pago para empresas. Para estas últimas, Sync ofrece dos planes de pago: Teams Standard, con 1 TB de almacenamiento por usuario por $6 al mes, y Teams+ Unlimited, que ofrece almacenamiento ilimitado, personalización de marca y otras funciones avanzadas por $15 al mes por usuario.
Otras posibles alternativas a Dropbox para empresas
¿Ninguna de las herramientas de almacenamiento en la nube y colaboración que hemos revisado se adapta a las necesidades de tu empresa? No te preocupes. Hay muchas otras opciones que se consideran algunas de las mejores soluciones de almacenamiento en la nube para empresas. Aunque no llegaron a nuestra lista corta, estos servicios aún vale la pena explorarlos:
MEGA
Al igual que Sync.com, Mega se centra en el alojamiento, compartición y sincronización de archivos. MEGA ofrece almacenamiento ilimitado de fotos, lo que lo hace ideal para usuarios con grandes colecciones de fotos. También admite el almacenamiento y la transmisión de archivos multimedia como videos, proporcionando flexibilidad para gestionar datos ricos en medios. Los planes empresariales comienzan en $17.55 por 3 TB de almacenamiento y transferencias para tres usuarios y meses. Carece de funciones de colaboración en tiempo real, buena seguridad con cifrado de extremo a extremo.
WeTransfer
El enfoque del servicio está en las transferencias de archivos. WeTransfer admite la transferencia de archivos de gran tamaño, lo que lo hace adecuado para profesionales de los medios que necesitan enviar videos, imágenes u otros documentos de alta resolución. También puede usarse para enviar archivos de audio y otros contenidos multimedia fácilmente.
Los planes empresariales comienzan en alrededor de $25 por mes y por usuario, ofreciendo transferencias ilimitadas de archivos y gigabytes por mes. No cuenta con funciones de edición y colaboración en tiempo real ni soporta cifrado de extremo a extremo o características avanzadas de seguridad como esas.
ShareFile de Citrix
ShareFile es un servicio enfocado en empresas. Su precio comienza en $16 por 1TB de espacio de almacenamiento por usuario, ofreciendo una amplia capacidad para usuarios empresariales. ShareFile está diseñado para mantener archivos importantes seguros con características de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial, por ejemplo, registros de actividad, bloqueo y borrado remoto, soporte SSO y directorio activo. Carece de opciones avanzadas de colaboración.
iCloud Drive
Si tu equipo está compuesto por usuarios de Apple, iCloud Drive es especialmente adecuado, ya que se integra perfectamente con dispositivos Apple y dispositivos iOS. iCloud puede guardar automáticamente nuevos archivos y fotos desde el carrete de la cámara, lo que resulta conveniente para los usuarios del ecosistema Apple.
Conclusión: ¿Cuál es la mejor alternativa a Dropbox para su negocio?
Las pequeñas y medianas empresas tienen muchas opciones en cuanto a una alternativa a Dropbox. Estas difieren significativamente en precio, funcionalidad, seguridad o características de colaboración.
Aquí están mis sugerencias, basadas en necesidades y prioridades específicas:
- Si su negocio ya está invertido en el ecosistema de Google y desea aprovechar las herramientas de colaboración en tiempo real y las funciones de IA que Google ofrece, entonces Google Drive es la opción lógica.
- De manera similar, si su negocio ya está invertido en el ecosistema de Microsoft, usando Windows y Microsoft Office, entonces Microsoft OneDrive como parte de Microsoft 365 es la opción excelente para esa estrategia, ofreciendo características similares de colaboración en tiempo real y funciones de IA como la solución de Google.
- Si requiere una solución rentable con privacidad y seguridad de primer nivel, entonces Sync.com puede ser una opción, especialmente si no necesita colaboración en tiempo real integrada en la plataforma.
Si busca cumplimiento y seguridad de nivel empresarial, y flujos de trabajo sólidos de gestión de contenido, la oferta de Box puede ser la que mejor cumpla con esos requisitos para usted.
¿Qué opción elegir?
Algunas alternativas a Dropbox también mejoran la seguridad con funciones avanzadas de cifrado y autenticación. Además, ciertos servicios permiten establecer fechas de caducidad para los enlaces compartidos, brindando un mayor control sobre el acceso a los archivos.
La mayoría de los servicios ofrecen pruebas gratuitas que puedes aprovechar para conocer todos los detalles del servicio antes de comprometerte a largo plazo. La experiencia práctica ofrece una gran perspectiva sobre cuál de las herramientas de almacenamiento en la nube, sincronización y colaboración se ajusta mejor a los flujos de trabajo de tu equipo, los requisitos de seguridad y la estrategia empresarial en general.